Turvallisuus, tukeminen ja riemu – Improvisaatio työyhteisössä

Monella työpaikalla on herätty innovaatioiden ja luovan kreaamisen aikakauteen. On oltava tiimipelaaja, oman itsensä johtaja ja tsemppari, riskinottaja, pelinrakenteja, huikea dynamo ja ideanikkari. Työviikkoihin ladotaan luovia työmenetelmiä, painotetaan rentoja hengailuhetkiä ja teipataan firman lankutushaaste jääkaapin oveen.

Jos äskeinen kappale nosti niskakarvoja pystyyn, olet oikeassa blogissa.

On tosin mainittava, että kannatan työyhteisön hyvinvoinnin parantamiseksi luovia työmenetelmiä ja erityisesti suoraan työhön liittymätöntä yhteistä tekemistä. Kyse on siitä, millä tavalla nämä uudet ideat otetaan osaksi työyhteisön arkea, ja onko yhteisö valmis pitämään yhdessä hauskaa. Kuulostaako oudolta?

Miltä tuntuisi osallistuminen omalla työporukalla iltapäivän melontaretkelle? Entä maakunnan puoliviralliseen puulaakijalkapallo-otteluun? Tai miltä kuulostaa mökkiviikonloppu tai laivareissu työporukan kesken?

Mikäli vastasit edellisiin, että ”Vau, kuulostaa juuri meidän porukalle sopivalta!”, tilanne työyhteisössänne lienee keskivertoa parempi. Saattaa kuitenkin olla niinkin, että ne nostavat jännitystä tai jopa ahdistuksen tunteita. Tällöin yhteinen tekeminen on yleensä tuotu yhteisöön ulkopuolelta. Yhteinen hauskanpito muuttuu näin helposti velvollisuudeksi ja voi pahimmillaan jopa vaikuttaa negatiivisesti työyhteisöön.

Tärkeintä yhteisen hauskanpidon (lue: työhyvinvointi) mahdollistamiseen työyhteisössä on juuri se – yhteisö. Kun ideat toiminnan kehittämiselle tai vaikka TYHY-päivien ohjelmalle nousee työyhteisön sisältä, toimii se toivotulla tavalla tiimiä yhdistävänä tekijänä.

No kuka näitä ehdotuksia voi sitten tehdä?

Kuka vain! Tämä saattaa kuulostaa hierarkiseen työyhteisöön sopimattomalta, mutta erityisesti sellaisissa työyhteisöissä on tärkeää mahdollistaa ideoiden ja palautteen kulku kaikkiin suuntiin – ikään kuin ilmata sisäistä kommunikaatiota.

Yrityksen strategian koordinointi voi siis edelleen tulla johtotasolta. Sen sijaan esimerkiksi työtilojen järjestelyyn, sisäisten viestintäkanavien muovaamiseen sekä työmenetelmien tai virkistyspäivien toiminnan valintaan on hyvä ottaa kaikki osalliset mukaan! Vai voisivatko kaikki olla alusta asti mukana määrittelemässä oman työnsä luonnetta?

 

Osallistaminen ja tukeminen

 

Kahdeksannen luokan opettaja Scott Heber oli uuden kurssin alkaessa tyhjentänyt luokan kaikista tuoleista, pöydistä, tauluista, tietokoneista ja papereista. Kun opiskelijat saapuivat hämmentyneinä tyhjään luokkaan, opettaja sanoi opiskelijoille: ”Aion ottaa selvää, mitä te oikeasti pidätte tärkeänä opiskelun kannalta. Mitä te haluatte tänne? Tarvitsetteko pöytiä ja tuoleja, vai ovatko ne vain jotakin, joita opettajat luulevat teidän tarvitsevan?”. Tämän jälkeen he keskustelivat asiasta ja lopulta opiskelijat rakensivat luokkaan omat pöydät ja tuolit, soveltaen samalla käytäntöön matemaattisten aineiden oppejaan.

Lopputulos ei arvattavasti ollut perinteisen luokkatilan näköinen, ja juuri siinä piilee tarinan ydin: Muutosta ei voi tapahtua, jos kaikki tehdään samalla tavalla kuin ennen. Opettaja antoi opiskelijoille mahdollisuuden vaikuttaa työskentely-ympäristöönsä ja ilmaisi samalla aitoa mielenkiintoa heidän auttamiseensa. Heber osallisti opiskelijoita ja pelillisti oppimista tehden näin työskentelystä mukaansatempaavaa ja innostavaa. Opiskelijat omistivat tällä tavoin opiskeluympäristönsä, tehden siitä juuri heidän tarpeisiinsa sopivan.

Kaikissa tilanteissa edellisen kaltaista täyttä nollausta ei ehkä ole mahdollista tehdä – tai entä jos olisikin? Kuvittele työyhteisö, jossa jokainen työntekijä tuntisi olonsa merkitykselliseksi, turvalliseksi ja inspiroituneeksi. Yhteisö, jossa tasaisin väliajoin pysähdytään kohtaamaan muut ihmiset ja antamaan täysi huomio työskentely-ympäristön ja ilmapiirin parantamiseen. Yhteisö, jossa jokaisen uuden työntekijän saapuessa tiimiin keskityttäisiin työtehtäviin perehdyttämisen ohella myös työyhteisöön tutustumiseen. Yhteisö, jossa jokaisen mielipiteellä olisi merkitystä ja painoarvoa. Yhteisö, jossa uskaltaa ottaa riskejä pelkäämättä seurauksia.

Yhdysvaltalainen Sharp HealthCare -terveydenhuoltopalvelu kehitti vuonna 2001 Sharp Experience -konseptin, jonka tavoitteena oli alunperin saada aikaan parempaa asiakaspalvelua firman sairaaloissa. Johtoportaan tehtyä tutkimuksia johtavien asiakaskokemusten ammattilaisten (Ritz-Carlton, General Electric, Disney yms.) kanssa paljastui, että hyvää asiakaskokemusta ei saa aikaiseksi ilman hyvää työntekijäkokemusta. Siispä Sharp siirsi fokuksensa työhyvinvoinnin ja työntekijäkokemuksen parantamiseen, ja kutsui silloiset firman 12000 työntekijää – naurettavan suuri ja riskialtis projekti – ympäri USA:ta yhteiskonferenssiin San Diegoon.

Firman toimitusjohtaja piti alussa puheen, joka sisälsi mm. uuden vision ”maailman parhaasta terveydenhuoltopalvelusta”. Puhe herätti hermostunutta naurua ja provokaatiota työntekijöiden joukossa, mutta sitä seurasi oleellinen askel: Toimitusjohtaja kertoi, että tätä kehitystyötä lähdetään tekemään nimenomaan työntekijöiden ideoiden ja kokemusten sekä asiakaskokemusten perusteella. Sharp lanseerasi tilaisuudessa 100 erilaista fokusryhmää eri kärjillä – kuten asiakastyytyväisyys, työntekijätyytyväisyys, työn tunnustukset ja palkinnot – ja huikeat 1600 vapaaehtoista ilmoittautui tekemään kehitystyötä!

Yhtäläisyydet opetusmaailman esimerkin kanssa ovat silminnähtävät: Osallistetaan, luodaan merkityksellisyyden tunnetta ja yhteishenkeä, annetaan työntekijöille autonomiaa vaikuttaa omaan työhönsä, kommunikoidaan selkeästi tavoite parantaa työolosuhteita työtekijöiden omilla ehdoilla. Koska kuka on parempi asiantuntija työolosuhteiden ja -menetelmien kanssa, kuin työntekijä itse?

Tilanne olisi voinut mennä myös reippaasti metsään: Saman ”yhteisen vision” olisi voinut myös lähettää sähköpostilla tai antaa yksittäisten osastopäälliköiden printattavaksi kahvihuoneen seinätauluksi. Tai mikä pahinta, fokusoida asiakaskokemuksen parantamiseen kiristämällä työntekijöiden hihnaa – eli syyllistäen.

Kokemus 12000 työntekijän kanssa kohtaamisesta herätti yhteishengen ja teki abstrakteista tavoitteista konkreettisia.

 

A team is not a group of people who work together. A team is a group of people who trust each other. – Stephen Shedletzky

 

Psykologinen turvallisuus 

 

Miten tällaiseen tilanteeseen sitten päästään? Edellä kerrotut tarinat vaikuttavat inspiroivilta, jopa ideaaleilta, mutta niiden sisältämien arvojen äärelle pääsemiseksi on saavutettava vain tietty tila: Yhteinen turvallisuuden tunne.

Google selvitti organisaationsa sisällä toimivien työyhteisöjen tehokkuutta ja selvisi, että ”Tiimin kokoonpano vaikuttaa vähemmän kuin se, kuinka tiimi on vuorovaikutuksessa keskenään, kuinka he jäsentävät työtään ja kuinka he kokevat oman työpanoksensa”. Selvityksessä tehtyjen haastattelujen perusteella ylivoimaisesti kaikista tärkeimmäksi tekijäksi toimivassa työyhteisössä oli merkitty psykologinen turvallisuuden tunne.

Psykologisella turvallisuuden tunteella tarkoitetaan tunnetta siitä, että uskaltaa ottaa riskejä ja olla haavoittuvainen oman tiimin edessä. Tämä tarkoittaa muun muassa omien toiveiden, rajojen ja ideoiden kommunikoimista ilman pelkoa siitä, että niitä kohtaan hyökätään.

Mitä tekemistä tällä on tehokkuuden, työhyvinvoinnin ja työyhteisön toimivuuden kanssa?

Milloin viimeksi kysyit palaverissa jotakuta selittämään projektin tavoitteita? Oletko nyökytellyt ymmärtävästi työkaverisi ladellessa sinulle tuntematonta jargonia? Oletko pyrkinyt korjaamaan tekemääsi mokaa, ettei vain kukaan huomaisi? Oletko sietänyt epäsopivaa tai outoa käytöstä, koska ilmeisesti tulisi olla ”maassa maan tavalla”?

Eräs konsulttifirma tarjoaa kokouksiin ”idiootti-palvelua”. Palvelussa lähetetään kokoukseen ”idiootti”, joka kysyy selvennykset kaikkiin termeihin, jargoniin ja muuhun materiaaliin, joihin käytetyissä puheenvuoroissa viitataan. Lisäksi hän voi kysyä ns. tyhmiä kysymyksiä esimerkiksi siitä, miksi vain yksi henkilö puhuu, miksi kokouksessa käsitellään juuri näitä asioita, ja niin edelleen. Kun idiootille selvennetään esimerkiksi visiota, tavoitteita ja termejä, avautuvat ne myös muille.

Idiootti ottaa siis tyhmältä näyttämisen riskin osallistujien puolesta kysyen ne ”itsestäänselvät kysymykset”. Parhaimmassa tapauksessa käy ilmi, että suurin osa ei oikeastaan täysin ymmärrä käytettävän jargonin taustoja, ja keskustelu johtaakin esimerkiksi tavoitteiden ja termistön tarkempaan määrittelyyn. Lopulta kaikki ymmärtävät paremmin mistä puhutaan ja uskaltavat esittää mielipiteitään vapaammin.

Idiootti-palvelun tarve kertoo psykologisen turvattomuuden tunteesta. Pelko tyhmältä tai epäpätevältä näyttämisestä nostaa kynnystä avata suunsa ja esittää mielipiteitä. Mutta mikä olisi tärkeämpää kokouksessa kuin se, että kaikki osallistuvat ja tietävät mistä puhutaan?

 

If we want to reignite innovation and passion, we have to humanize work.

– Brené Brown

 

Improvisaatio työyhteisössä

 

Mitä improvisaatio voi sitten saada aikaan työpaikalla? Alla muutamia esimerkkejä!

Improvisaatio on inhimillistä läsnäoloa, vuorovaikutustaitoja ja hetkessä reagoimista. Improvisoiva tiimin jäsen on joustava, emotionaalisesti fiksu, lukee tilanteita ja kuuntelee, uskaltaa ottaa riskejä ja myöntää virheensä, tukee toisia sekä kommunikoi omista ideoistaan, mielipiteistään ja rajoistaan rakentavasti.

Improvisaatiotaitojen harjoittaminen pelillistää hauskalla tavalla elintärkeiden tiimityö- ja vuorovaikutustaitojen kehittymistä. Improvisaatiota soveltaen valmennettaessa ei ladota kalvosulkeis-luennolla tietoa siitä, kuinka tulisi kohdata toinen ihminen. Kuka haluaisikaan enää yhtään yksipuolista auditorio-luentoa vuorovaikuttamisesta tai sosiaalisista taidoista?

Sen sijaan improvisaatiovalmennuksessa kääritään hihat ja harjoitellaan näitä taitoja konkreettisesti yksinkertaisten harjoitusten kautta, turvallisesti ja avoimesti. Tämän jälkeen keskustellaan yhteisesti harjoituksesta nousseista ajatuksista. Keskustelun kautta päästään turvallisesti työyhteisössä vallitsevien toiveiden, käytänteiden ja toimintamallien ääreen. Kun asioita on sanottu ääneen, niistä voi keskustella ja niitä voi kehittää. Harjoitusten jälkeen onkin helpompi palata yhteisen kokemuksen esimerkkiin: ”Kun siinä harjoituksessa kävi niin, että X, niin olisiko meidän hyvä jatkossa harkita esimerkiksi toimivamme tavalla Y?”.

Yksi oleellinen osa improvisaatiotaitojen harjoittelussa on mokaaminen ja sen kanssa toimeen tuleminen. Jokaisessa harjoituksessa on mahdollista – jopa tavoitteellista – mokata. Yksinkertaisissa peleissä mokaaminen harjoittaa yhteistä luottamusta ja tunnetta siitä, että on ihan okei, vaikka aina ei onnistu. Mokaamisen hyväksyminen on kynnys, joka madaltuu aina sitä ylitettäessä. Lopulta mokan pelon vähentyessä tiimin jäsenet uskaltavat ottaa riskejä, tehdä rohkeita tarjouksia ja avata suunsa tarpeen tullen – ilman pelkoa negatiivisesta reaktiosta.

Tämä on lähtökohta minkä tahansa kehitystyön tekemiselle: On uskallettava tehdä ehdotuksia ja on uskallettava ottaa niitä vastaan.

Harjoitusten aikana opetellaan lisäksi rakentavaa vuorovaikutusta, joka tarkoittaa kuuntelutaitoja, hyväksymistä ja tukemista. Toisten tekemät ehdotukset kuunnellaan, hyväksytään ja niiden pohjalta rakennetaan jatkoa. Lähtökohtana on kohdata toisten tekemät tarjoukset ”millä kulmalla tämä voisi toimia?” -asenteella, sillä turhan usein ideointivaiheessa keskitytään liikaa keksimään nimenomaan syitä, miksi esitetty idea ei toimisi. Tämä johtuu muutoksen pelosta. Kuulostaako tutulta? Kuinka monta ”joo ihan kaunis ajatus, mutta..” -kommenttia olet kuullut palavereissa?

Yksi ehkä konkreettisin hyöty improvisaatiotaitojen harjoittamisessa on epätietoisuuden tunteen kanssa toimeen tuleminen. Tällainen joustava reagointikyky kehittyy vain rakentamalla luottamusta omaan osaamiseen ja kykyihin. Improvisaatio on jo määritelmällisesti ilman käsikirjoitusta toimimista, ja se onkin siksi täydellistä treeniä muuttuviin työolosuhteisiin ja sosiaalisiin tilanteisiin. Harjoittelemalla improvisaatiotaitoja et enää jäädy sormi suussa, vaan luotat muiden ohella myös omaan kykyysi selviytyä tilanteesta kuin tilanteesta.

Vaikka ”lonkalta heittämisellä” on hieman negatiivinen kaiku, nopeaa reagoimista vaativissa tilanteissa on vain heitettävä lonkalta. Ilman suunnitelmaa toimimisessa parasta on se, että silloin nojaat oikeasti omiin kykyihisi. Nopeat, intuitiiviset ratkaisut ovat usein kehittyneen alitajuisen prosessin tuloksia, ja ne ovat usein myös yllättävän toimivia!

 

Lyhyesti: Improvisaatiotaitojen harjoittaminen työpaikalla

 

  • Luo turvallisuuden tunnetta
  • Helpottaa riskien ja vastuun ottamista
  • Kehittää uskoa omiin kykyihin ja osaamiseen
  • Parantaa yhteishenkeä ja työhyvinvointia
  • Kehittää rakentavaa vuorovaikutusta tiimin kesken
  • Kannustaa omien ideoiden esille tuomiseen
  • Rakentaa itsevarmuutta toimia ilman valmista suunnitelmaa
  • Parantaa luottoa lonkalta heittämiseen ja omaan intuitioon
  • On hauskaa!

Mikäli haluat, että tulen kertomaan lisää improvisaatiosta työpaikalla, ota yhteyttä markus@vaikutusverstas.fi tai 050 3500 534. Varataan aikaa keskustelulle, osallistavalle luennolle tai valmennukselle vaikka heti!

– MK

Kirjoittaja on improvisaatiovalmentaja Markus Kaustell. Markus fasilitoi improvisaatiovalmennuksia yrityksille ja yhteisöille sekä Suomessa että kansainvälisesti.