Negatiivinen työilmapiiri voi olla kuluttavaa omalle jaksamiselle. Ihminen venyy, mutta rasitus ei poistu. Pitkässä juoksussa paineet kasautuvat, ja pienetkin ongelmat voivat tulehtua ja lopulta purkautua suuremmalla volyymilla. Tällöin usein aiheutuu enemmän harmia kuin alkuperäisestä vaivasta. Mikäli työilmapiirin hiertymät kohdataan aikaisessa vaiheessa, voi niiden purku olla puhdistava kokemus koko työporukalle.
Tie parempaan työilmapiiriin, ja sitä kautta työhyvinvointiin, käy avoimen ja rakentavan kommunikaation kautta. Tämä tarkoittaa käytännössä omista rajoista, toiveista, tunteista ja ideoista keskustelemista sekä toisten kuuntelemista. Kuulostaako oudolta käytökseltä työympäristössä? Yhä useampi listaa hyvän työilmapiirin sekä kannustavan työyhteisön tärkeimmiksi arvoiksi työssä. Kannustavaan työilmapiiriin päästään avoimen kommunikaation kautta, ottamalla ihmiset vastaan ihmisinä työroolien sijasta.
Alla seitsemän konkreettista esimerkkiä, jotka voit vaikka heti ottaa käyttöösi työpaikalla.
Ensin ihminen, sitten asia
Mitäs jos aamupalaverin ensimmäinen kysymys olisikin projektin etenemisen sijaan ihmisten kuulumisista? Mitäs jos kysyisitkin maanantain lounaalla suoraan työkaverin viikonlopusta? Mitäs jos ei tarvitsisi piiloutua työminän taakse?
Ihmisillä on vahva sisäinen tarve tulla nähdyiksi ja kuulluiksi. Mikäli kaikki kommunikaatio töissä tapahtuu pääasiassa työn viitekehyksessä suoritukset edellä, ei ihminen pääse näkyväksi töiden takaa. Jos sinua puhutellaan jatkuvasti assariksi, sihteeriksi tai pomoksi, tästä kapeasta toimintaroolista on vaikea pyristellä irti.
Opettele ihmisten etunimet ja puhuttele heitä nimillä. Tarjoa kahvit. Kysy lomasuunnitelmista. Muistuta heitä pienillä asioilla siitä, että he kiinnostavat sinua ihmisinä, eivätkä ainoastaan suoritustensa kautta tiimin jäseninä. Tietenkään kaikkia ei voi huomioida, eivätkä resurssit millään riitä jokaisen lemmikin kuulumisten kyselemiseen. Eikä se ole tarkoituskaan.
Tärkeintä on antaa toiselle ihmiselle kokemus siitä, että hän on merkityksellinen osa työyhteisöä myös ihmisenä. Kokemus voi tulla yksinkertaisimmillaan läsnäolevasta tervehdyksestä töihin saapuessa. Pienet teot vievät pitkälle!
Unohda vuorovaikutuksesta työroolit ja tittelit
Tehtävien suorittamisen kannalta on oleellista, että vastuut on jaettu selkeästi. Tähän roolien hyödyllisyys päättyykin. Voidaan ajatella työroolien toimivan tehtävätasolla, mutta henkilötasolla jokaisen tulisi pystyä olemaan valvoja Makkosen sijaan oma itsensä. Työrooli siis ohjaa tehtävien suorittamista ja siihen liittyviä asioita, oma persoona taas kanssakäymistä.
Tärkeintä on saavuttaa tilanne, jossa kukaan ei joudu ”pidättämään hengitystään” oman itsensä kanssa mahtuakseen työmuottiin. On voitava hengittää vapaasti juuri omana itsenään.
Uskalla sanoa ei
Jokaisella on omat rajansa ja niitä täytyy voida vetää. Oli kyseessä sitten vastaanotettu asiaton käytös, liiallinen työtaakka, ahdistava tai vaarallinen tilanne töissä, rankka vaihe siviilielämässä tai mikä tahansa, on hyvä uskaltaa vetää raja sanomalla EI. Ei on tehokas apuväline oman reviirin turvaamiseen. Aina ei pysty, eikä tarvitsekaan pystyä.
On kuitenkin oltava tarkkana siitä, miten sanoo ei. Vihamielinen ei on pahimmillaan hyökkäys ehdottajaa kohtaan. Avoin ja rehellinen ei viestii oman rajan selkeästi pitäen myös ehdottajan turvassa. Lisäpisteitä saa jatkoehdotuksesta! Vertaa ”No en todellakaan!” ja ”En ehdi. Mahtaisikohan joku toinen ehtiä? Muistaakseni Marilla oli kokemusta tästä”.
Tärkeintä on se, että olet rehellinen omista resursseistasi ja kommunikoit oman tilanteesi avoimesti. Tilanteesta heräävät tunteet ja mahdollinen konflikti ovat luonnolisia reaktioita. On myös täysin hyväksyttävää sanoa ei ilman sen suurempia perusteluita, mikäli perustelut ovat turhan henkilökohtaisia.
Ole valmis joustamaan
On hyvä pyrkiä hyppäämään tilanteesta toiseen joustavalla asenteella. Tämä tarkoittaa oletusten jättämistä kotiin ja keskittymistä jokaiseen tilanteeseen yksilönä. Yksikään päivä ei ole samanlainen. Yllätyksiä sattuu, sähköt katkeavat, tulee sairastapauksia, joku haluaisi pitää aamupalaverit kävelylenkillä, maahantuoja myöhästyy toimituksesta, joku ei osaa käyttää uutta intranettiä.
Ryhmän toimintamalleista tai totutuista työtavoista on hyvä keskustella ennen työn aloittamista, jotta jokaisella on mahdollisuus tuoda esille omat hyvät käytäntönsä.
Ryhmä on aina viisaampi kuin kukaan sen yksilö. Et voi olettaa tietäväsi parhaiten ja että muut seuraavat mukisematta esimerkkiäsi. Vaikka olisit ehdoton oman alasi ekspertti, on muilta aina opittavaa. Toisinaan noviisin näkökulma tuo haasteet täysin uuteen valoon, sillä heillä ei ole rutinoitunutta ”näin on totuttu tekemään”-perinnettä taakkana.
Tärkeintä on pyrkiä asennoitumaan jokaiseen kohtaamiseen ja tehtävään lähtökohtana esimerkiksi jokin seuraavista
- Miten juuri nyt, juuri näiden ihmisten kanssa on parasta toimia
- Mitä voin oppia juuri näiltä ihmisiltä
- Miten hyödytän juuri tätä ryhmää ja tehtävää parhaiten
Kuuntele ymmärtääksesi
Heitä kiveen hakatut lopulliset mielipiteet romukoppaan. Kaikkeen keskusteluun on hyvä pyrkiä lähtemään mahdollisimman avoimena myös muille näkökulmille. Hyvä ja aktiivinen kuuntelija kuuntelee ymmärtääkseen, ei ainoastaan vastatakseen.
Kuuntelemisen ja ymmärtämisen ei tarvitse tarkoittaa samaa mieltä olemista. Tärkeintä on ottaa toisen näkemys huomioon ja antaa sille yhtäläinen mahdollisuus osana keskustelua. Pahimmillaan oman mielipiteiden suora torppaaminen tai sivuuttaminen on kuin lyönti vasten kasvoja. Kivun lisäksi nousee häpeää ja korkeampi kynnys sanoa jatkossa yhtään mitään. Parhaimmillaan toisten näkemysten kuunteleminen ja arvostaminen lähentää koko yhteisöä, tuo jokaiselle osallisuuden kokemuksen ja omien ajatusten merkittävyyden tunteita. Voi jopa käydä niin, että opit jotakin uutta!
Lisäpisteitä saa, jos auttaa usein syrjään jättäytyviä tai hiljaisempia osapuolia tuomaan omaa mielipidettään esille! Voisitko esimerkiksi ojentaa heille hektisessä palaverissa puheenvuoron, kysyä suoraan mielipidettä heidän osaamisalueeseensa koskevaan asiaan tai luoda muulla tavalla turvallista tilaa tuoda oma ääni kuuluviin?
Jaa työkavereille kiinnostuksia ja intohimoja
Kun jaat jotakin henkilökohtaisesta elämästäsi, kuulija kokee tämän luottamuksen osoituksena. Erityisesti jos on kyse muustakin kuin triviaalista, itsellesikin merkityksettömästä hölötyksestä. Jakamiesi asioiden ei tarvitse olla mitenkään erityisiä tai suuria. Tärkeintä on, että jakamillasi asioilla on itsellesi merkitys. Hyviä esimerkkejä ovat omat intohimosi työn ulkopuolella tai vaikka toiveet omaa työnkuvan suhteen.
Parhaimmillaan jakaessasi omia intohimojasi saat muutkin innostumaan itsellesi tärkeästä asiasta. Voittekin jatkossa perustaa työporukalla vaikka puulaaki-sählyjoukkueen. Työnkuvaa koskevissa toiveissa on se hyvä puoli, että ihmiset muistavat nämä toiveet. Seuraavalla kerralla kun toivomasi työtehtävä on saatavilla, ehkä työnjohtaja muistaa antaa sen sinulle.
Tärkeintä on osoittaa tarinoimalla luottamusta ja toisaalta taas kiinnostusta toisen tarinoita kohtaan. On hyvä myös ottaa huomioon tilanne ja toisen hetkellinen valmius ottaa vastaan tarinoitasi. Lisäpisteitä saa toisten kiinnostuksista kyselemisestä, niihin mukaan lähtemisestä sekä muiden innostamisesta mukaan omaan intohimoon!
Muista sulkea työpaikan ovi
Työpaikan ovi on muutakin kuin läppä seinässä olevan reiän päällä. Ovella on lämmön eristyksen lisäksi myös toinen tärkeä tehtävä: Se erottaa työntekoon tarkoitetun tilan vapaa-ajan viettoon tarkoitetusta tilasta.
Ovesta läpi kulkeminen vaihtaa tutkitusti mielentilaa ja auttaa päästämään irti siitä, mitä juuri aikaisemmin on tapahtunut. Tätä kutsutaan oviaukko-ilmiöksi. Oviaukko-ilmiö (the doorway effect) on syy siihen, miksi et huoneeseen tullessasi enää muista mitä tulit sinne tekemään. Oviaukosta kulkiessa aivot skannaavat uuden tilan ja luovat eräänlaisen tilanne-analyysin. Tämän analyysin tekeminen pyyhkii aikaisemmat ajatusketjut pois tieltä, jättäen jäljelle tyhjentyneen pään.
Tätä samaa ilmiötä voi käyttää hyödykseen työpaikan kanssa. Kun työt hoidetaan toisessa tilassa, poistuessasi et enää ajattele niitä samalla tavalla. Työpaikan ovi siis auttaa sinua jättämään työtaakat työpaikalle ja keskittymään paremmin vapaa-aikaan. Sama toimii myös toisin päin: Työpaikalle saapuessa vapaa-ajan asiat unohtuvat ja työskentely on keskittyneempää.
Vinkki kotoa työskenteleville: Jos mahdollista, pidä työnteolle tarkoitettu paikka erillään muista. Erillisen työhuoneen omistaville tämä on helppo homma. Mikäli omistat esimerkiksi vain yhden pöydän, jonka ääressä kirjoitat työsähköposteja ja katselet Netflixiä, muodosta työskentelyn ja vapaa-ajan välille siirtymä muulla tavalla. Itselläni toimia tapoja ovat mm. seuraavat:
- Pidä työnteon ja vapaa-ajalle siirtymisen välissä 5-10min täysin tyhjä hetki.
- Sulje kaikki työhön liittyvät laitteet, kanavat ja välilehdet pois näkyvistä vapaa-ajalla.
- Käy hakemassa posti, viemässä roskat tai poistu muuten työtilasta. Kun tulet takaisin, olet vapaa-ajalla.
- Käy työskentelemässä kahvilassa, kirjastossa, HUB-tiloissa tai muualla, jolloin työtilasi on fyysisesti muualla.
Työpaikan erottaminen vapaa-ajasta on tärkeää siinäkin mielessä, että töiden tekemiselle on selkeämmät rajat. Erityisesti freelancerina tai yrittäjänä toimivilla ihmisillä työt tulvivat helposti myös vapaa-ajalle, jolloin vapaa-aikaa ei oikeastaan ole ollenkaan. Tällöin työtaakat rasittavat myös vapaalla, eivätkä akut täyty. Tämä rampauttaa pidemmän päälle työkuntoa, joten parantaaksesi työhyvinvointia, on parannettava vapaa-ajan vointia.
—
Samat menetelmät toimivat vaivattomasti myös yksityisyrittäjälle, etätyön tekijälle tai muille, jotka tekevät pääasiassa yksin töitä. Itselleen voi kommunikoida kuin hyvälle työkaverille. Sisäisen puheen laatu onkin ratkaiseva oman hyvinvoinnin kannalta, niin töissä kuin vapaa-ajalla.
Luonnollisesti jokainen työyhteisö on erilainen. Toisessa paikassa voidaan pelata pleikkaria lounastauolla tai pitää porukan yhteiset nokoset keskellä päivää. Toisessa paikassa taas puhutellaan sukunimillä ja pukeudutaan pikkumustaan. Toinen ei ole toistaan parempi, mikäli yhteiset pelisäännöt ovat juuri niitä – yhteisiä.
– MK
ps. Kelpaisiko teidän työtiimille parempi työhyvinvointi? Ota yhteyttä ja kerron lisää!
—
Kirjoittaja on improvisaatiovalmentaja Markus Kaustell. Markus fasilitoi improvisaatiovalmennuksia yrityksille ja yhteisöille sekä Suomessa että kansainvälisesti.